در پاراگراف اول توضیح دهید برای چه چیزی نامه را می نویسید
در یک یا دو پاراگراف جزئیات مشکل به وجود آمده را توضیح دهید (هر چه جزئیات بیشتر باشد، بهتر است. در این بخش نیاز به انگلیسی تجاری پیشرفته دارید)
در پاراگراف آخر بنویسید که انتظار شما از شرکت ارسال کننده کالا و تامین کننده چیست؟
تماس به منظور سفارش نامه های تجاری انگلیسی
فاضل احمدزاده (کارشناسی ارشد مدیریت) : مدرس و متخصص نگارش و مکاتبات تجاری بین المللی
شماره تماس 09122237618
ایمیل fazel@engpartner.com
Dear Mr. Richard
I am writing to you to complain about the shipment of sweaters we received yesterday as our recent order.
این نامه را برای شکایت از حمل و نقل ژاکت هایی که دیروز به عنوان سفارش اخیر دریافت کردیم می نویسم.
The boxes in which the sweaters were packed were damaged, and looked as if they had been broken open in transit. From your invoice No.18871 we estimate that thirty garments have been stolen, to the value of £550.00.
جعبه هایی که ژاکت ها در آنها بسته بندی شده بود آسیب دیده بودند و به نظر می رسید که در هنگام حمل و نقل شکسته شده اند.
از فاکتور شماره 18871 ما تخمین می زنیم که سی پوشاک به ارزش 550.00 پوند، به سرقت رفته است.
Because of the rummaging in the boxes, quite a few other garments were crushed or stained and cannot be sold as new articles in our shops.
به دلیل زیر و رو کردن و جستجوی جعبه ها ، تعداد زیادی از لباس های دیگر له شده یا لک شده اند و به عنوان کالاهای جدید در مغازه های ما قابل فروش نیستند.
As the sale was on a CIF basis and the forwarding company were your agents, we suggest you contact them with regard to compensation.
از آنجا که فروش به صورت CIF بوده و شرکت حمل و نقل از نمایندگان شما بوده ، پیشنهاد می کنیم با توجه به جبران خسارت با آنها تماس بگیرید.
You will find a list of the damaged and missing articles enclosed, and the consignment will be put to one side until we receive your instructions.
لیستی از کالاهای آسیب دیده و مفقود شده در این نامه وجود دارد و تا زمانی که دستورالعمل های شما را دریافت کنیم ، محموله در گوشه ای می ماند.
جر و بحث کردن همیشه گزینه آخر است. باید تا می توانید، مشکلات را حل کنید، نه اینکه به دنبال مقصر باشید.
نمونه ایمیل پاسخ به شکایت در مورد پوشاک خراب شده
همیشه خط و پاراگراف اول نامه جواب دادن به شکایت را به تشکر و سپاسگزاری اختصاص دهید.
در پاراگراف دوم جملاتی بنویسید که مقداری خشم مشتری را کاهش دهد و به گذشته اشاره کنید که قبلا همچین مشکلی نبوده و این مورد خیلی عجیب است.
در پاراگراف بعدی به مشتری بگویید که حتما خسارت را جبران خواهید کرد و روش این کار را به او بگویید.
Dear Mr. Crane
Thank you for informing us about the damage to our consignment (Inv. No. 18871).
با تشکر از شما برای آگاهی از خسارت وارده به محموله ما (فاکتور شماره 18871).
From our previous transactions you will realize that this sort of problem is quite unusual. Nevertheless, we are sorry about the inconvenience it has caused you.
از معاملات قبلی ما متوجه خواهید شد که این نوع مشکل کاملاً غیرمعمول است. با این وجود ، ما از ناراحتی که برای شما بوجود آمده، متاسفیم.
Please would you return the whole consignment to us, postage and packing forward, and we will ask the shipping company to inspect the damage so that they can arrange compensation.
خواهش می کنم کل محموله و بسته بندی را به ما برگردانید ، و ما از شرکت حمل و نقل می خواهیم که خسارت را بررسی کند تا آنها بتوانند جبران خسارت کنند.
If you want us to send you another shipment as per your order No.14478, please let us know. We have the garments in stock and it would be no trouble to send them within the next fortnight.
اگر می خواهید ما طبق سفارش شماره 14478 محموله دیگری را برای شما ارسال کنیم ، لطفا به ما اطلاع دهید. ما پوشاک را در انبار موجود داریم و ارسال آنها ظرف دو هفته آینده مشکلی نخواهد داشت.
Yours sincerely
جذب مشتری سخت است، اما سخت تر از آن نگه داشتن مشتری است.
همیشه سعی کنید که مشتری های خوش حساب را از خود راضی نگه دارید تا سود تجارت شما افزایش پیدا کند.