فرمت و طول استاندارد انواع نامه های تجاری و اداری انگلیسی
یکی از سوالات مهمی که هنگام نگارش نامه های تجاری انگلیسی پیش می آید، این است که طول استاندارد ایمیل و نامه تجاری انگلیسی چقدر باید باشد؟
مثلا اگر طول نامه ما 3 خط باشد، یعنی متن ما غیر حرفه ای است؟ یا اگر بیش از 5 پاراگراف بنویسیم، برای خواننده نامه مشکل ایجاد می کند؟
نامه های تجاری انگلیسی با موضوعات مختلف، استاندارد مشخصی دارند و هر مطلبی را نباید در آنها نوشت.
در این نوشته تمام موارد مربوط به طول نامه های حرفه ای تجاری به زبان انگلیسی را توضیح می دهم تا برای همیشه ایمیلهایی بنویسید که استاندارد باشند.
طول تمام مکاتبات اداری و تجاری باید به اندازه ای باشند که بتوانند:
- یک: به دقت پیام فرستنده نامه را انتقال دهند.
- دو: تمام مطالبی که گیرنده نامه نیاز دارد را انتقال دهند.
در ادامه سه نوع نامه با سه طول مختلف را به شما نشان می دهم. یکی خیلی کوتاه ، دیگری خیلی بلند و در آخر طول مناسب نامه را خواهیم دید.
در مثال ها، تصور کنید که شخصی به نام Mr. Sam نامه ی درخواستی فرستاده و ما قرار است جواب او را بدهیم.
ابتدا نامه خیلی بلند و طولانی را بررسی می کنیم
نامه و ایمیل های طولانی چند اشکال عمده دارند.
- به دلیل استفاده از کلمات زیاد، حوصله خواننده را سر می برند و به جای اشاره به نکات مهم، توضیح واضحات ارائه میشود. مثلا در نامه فروش، نیازی نیست که دلیل خرید محصول خود توسط مشتریان را توضیح دهید. خود خریدار میداند که چرا محصول شما را می خرد.
- بعضی مواقع، فروشنده و نویسنده نامه شروع می کنند به توضیح سابقه و تاریخ شرکت یا کشورهایی که جنس خود را به آنها میفروشند. این اطلاعات را خریدار در سایت شما می خواند. نیاز به ذکر دوباره آنها نیست.
به مثال زیر با ترجمه فارسی دقت کنید.
در نامه زیر، شرکتی درخواست خرید خود را از طریق ایمیل به شرکت تولید کننده و توزیع ساعت داده است. سپس شرکت توزیع ساعت پاسخ نامه آنها را به صورت زیر ارسال کرده است. متن نامه آنها خیلی طولانی است و از حوصله خواننده خارج است.
Dear Sam
Thank you very much for your enquiry of 5 November which we received today. We often receive enquiries from large stores and always welcome them, particularly at this time of the year when we know that you will be buying in stock for Christmas.
از درخواست شما در 5 نوامبر که امروز دریافت کردیم بسیار سپاسگزارم. ما اغلب درخواست ها را از فروشگاه های بزرگ دریافت میکنیم و همیشه به آنها احترام می گذاریم، مخصوصا در این زمان سال، زمانی که می دانیم که شما برای کریسمس خریداری می کنید.
We have enclosed our winter catalogue and are sure you will be extremely impressed by our wide range of watches. You will see that they include ranges for men, women, and children, with prices that should suit all your customers, from watches costing only a few pounds to those in the luxury bracket priced at several hundred pounds. But whatever price bracket you are interested in, we guarantee all our products for two years.
ما کاتالوگ زمستانه خود را پیوست کرده ایم و مطمئن هستیم که با طیف وسیعی از ساعتهای ما به شدت تحت تاثیر قرار می گیرید. در کاتالوگ خواهید دید که ساعت ها برای مردان، زنان و کودکان می باشند، به همراه قیمت هایی که باید با برای تمام مشتریان شما مناسب باشد، از ساعت هایی که فقط چند پوند هزینه دارند تا آنهایی که قیمت لوکس چند صد پوند قیمت دارند. اما برای هر قیمتی که شما علاقه مند هستید، ما تمام محصولات مان را برای دو سال تضمین می کنیم.
Enclosed you will also find our price list giving full details of prices to London (inclusive of cost, insurance, and freight) and explaining our discounts, which we think you will find very generous and which we hope you will take full advantage of.
در پیوست شما همچنین فهرست قیمت های ما را با جزئیات کامل قیمت ها در لندن (شامل هزینه، بیمه، و حمل و نقل) پیدا خواهید کرد و توضیحات تخفیف های ما را که ما فکر می کنیم بسیار سخاوتمندانه است و ما امیدواریم که شما از مزایای کامل استفاده کنید.
We are always available to offer you further information about our products and can promise you personal attention whenever you require it. This service is given to all our customers throughout the world, and as you probably know, we deal with countries from the Far East to Europe and Latin America. This fact alone bears out reputation, which has been established for more than a hundred years and has made our motto ‘Time for everyone’ familiar worldwide.
ما همیشه در دسترس شما هستیم تا اطلاعات بیشتری در مورد محصولات ارائه دهیم و هر زمان که بخواهید، در خدمت شما هستیم. این سرویس به تمام مشتریان ما در سراسر جهان داده می شود، و همانطور که احتمالا می دانید ، ما با کشورهای خاور دور، اروپا و آمریکای لاتین معامله می کنیم. این واقعیت خودش شهرت می آورد، که برای بیش از صد سال ایجاد شده است و شعار ما “زمان برای همه” آشنا در سراسر جهان ساخته شده است.
Once again, may we thank you for your enquiry and say that we look forward to hearing from you in the near future?
Yours sincerely
یکبار دیگر، از درخواست شما متشکریم و می گوییم که منتظر شنیدن از شما در آینده نزدیک هستیم؟
ارادتمند شما
بررسی نامه خیلی کوتاه
برای بررسی مشکلات این نوع نامه و ایمیلها، ابتدا نمونه به همراه ترجمه فارسی را بخوانید و بعد به توضیحات دقت کنید.
Dear Sir
Thank you for your enquiry. We have a wide selection of watches which we are sure you will like. We will be sending a catalogue soon.
Your faithfully
- این نامه باید با Dear Mr Sam شروع می شد و با Yours sincerely خاتمه پیدا می کرد. چرا که ما آقای Sam را از همان نامه درخواست می دانیم.
- نه تاریخ و نه شماره نامه درخواست، در این ایمیل لحاظ نشده اند.
- به طور معمول، یک کاتالوگ باید به نامه پیوست شود و در متن به آن اشاره شود.
- وقتی کاتالوگ ارسال می شود، در متن نامه باید توجه درخواست کننده را به محصولات جدید و محصولات خاص و پرفروش جلب کرد.
اگر قیمت ها در کاتالوگ ذکر نشده اند، باید لیست قیمت نیز به نامه پیوست شود.
بررسی نامه با طول مناسب
در ادامه ایمیل و نامهی تجاری را می بینیم که طول مناسبی دارد. در متن آن تمام اطلاعات ضروری برای آقای Sam لحاظ شده و توجه او را به محصولات خاص که ممکن است مورد علاقه او باشد، جلب کرده ایم.
Dear Mr. Sam
Thank you for your enquiry of 5 November.
We enclose our winter catalogue, and a price list giving details of CIF London prices, discounts, and delivery dates.
Though you will see we offer a wide selection of watches, may we draw your attention to pp.23-28, and pp. 31-36, where there are styles we think might suit the market you describe? On page 25 you will find our latest designs in pendant watches, which are already selling well.
All our products are fully guaranteed, and backed by our worldwide reputation.
If you need any further information, please contact us. We look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely