نحوه نوشتن نامه شکایت به زبان انگلیسی
نوشتن یک نامه شکایت یا Complaint letter چیزی است که اکثر بازرگانان خارجی, در دوران تجارت حرفه ای خود، تجربه خواهند کرد.
راحت ترین راه برای نوشتن یک نامه شکایت این است که هنگام نامه نگاری رسمی، سریع سراغ مشکل بروید، سپس راه حل مورد نظر خود را بنویسید و در آخر مدت زمان محدودی را مشخص کنید تا به شما پاسخ دهند.
و در انتها نامه را با یک عبارت مودبانه مانند Yours sincerely یا Respectfully [Your name] ببندید. نامه را به بخش خدمات مشتریان ارسال کنید.
اما برای یادگیری نحوه نوشتن یک نامه شکایت به زبان انگلیسی با ما همراه باشید.
مطالب مرتبط: نمونه نامه های تجاری به زبان انگلیسی
نامه شکایت را چطور شروع کنیم؟
به خاطر داشته باشید که نامه خود را به دپارتمان خدمات مشتریان ارسال کنید.
هنگامی که یک نامه شکایت می نویسید، بهترین نتیجه زمانی حاصل می شود که نامه به طور مستقیم به خدمات مشتریان ارسال شود. پشتیبانی مشتریان وظیفه ی مدیریت شکایات مشتریان را بر عهده دارد. بنابراین نامه شما به طور کارآمد پاسخ داده خواهد شد.
نکات مرتبط به نوشتن ابتدای نامه شکایت
- سعی کنید تا نام مدیر خدمات مشتریان شرکت مورد نظر را بیابید و نامه را مستقیما به او بنویسید. نامه را این طور شروع کنید: Dear Mr, Mrs, Miss or Ms و بعد فامیلی مدیر را بنویسید. اگر نتوانستید نام مدیر خدمات مشتریان را بیابید، با Dear Sir/ Madam نامه را شروع کنید.
- باید آدرس ایمیل بخش خدمات مشتریان شرکت مورد نظر را از طریق آگهی های چاپی شرکت، وب سایت و یا بسته بندی محصولات پیدا کنید.
مستقیما بروید سر اصل مطلب
اولین خط نامه شما باید مشخص کند که چرا این نامه شکایت را نوشته اید و شکایت شما دقیقا از چه چیزی است. توضیحات مربوط به تاریخ، زمان و مکان خرید محصول به همراه شماره سریال و مدل دستگاه را بنویسید.
- گیرنده نامه شکایت باید بتواند هدف نامه را در کمتر از 5 ثانیه متوجه شود. بنابراین از مقدمه چینی بی مورد بپرهیزید.
- اگر توضیحات اضافه ای دارید، در پاراگراف های بعدی می توانید بنویسید، اما اولین خط شما باید دقیقا توجه خواننده نامه را به شکایت مورد نظر جلب کند.
- برای مثال جمله آغازین نامه شما می تواند این باشد:
I am writing to complain about a faulty hair dryer that I purchased from your company on the 15th of July at your location on First Street, Exampletown.
در نامه شکایت خود بگویید که چه راه کاری شما را راضی خواهد کرد
کدام یک را می خواهید: تعویض، تعمیر، برگشت هزینه یا روش های دیگر پرداخت غرامت. روش جبران خسارتی که شما را خشنود می کند را در پاراگراف دوم خود بنویسید. اینکار باعث می شود که از دریافت جواب های آماده جلوگیری شود.
- سعی کنید در نامه خود لحن خوبی داشته باشید و بگویید که بعد از این مورد می توانید دوباره با آن شرکت همکاری داشته باشید. اگر درخواست عودت پول خود را داشته باشید و بلافاصله ذکر کنید که حاضر به ادامه همکاری هستید، در واقع به آن شرکت این مشوق کوچک را داده اید که مشکل شما را حل کنند.
- در اولین مکاتبه تجاری خود، هرگز تهدید به شکایت به مجاری قانونی نکنید. شاید شکایت به مجاری قانونی آخرین راه شما باشد، اما ابتدا نامه شکایت خود را بنویسید و صبر کنید، ببنید پاسخ فروشنده چیست.
به نامه شکایت خود مدارک مکمل را پیوست کنید
{عکس}
مدارک مکمل می توانند شامل رسید، گارانتی، وارانتی، کپی چک ارسالی شما و عکس و فیلم محصول باشند. تمام مدارک باید همراه با نامه شما ارسال شود.
- مطمئن شوید که کپی مدارک را ارسال می کنید نه اصل مدارک را. در این صورت اگر نامه به دست فروشنده نرسید، یا اشتباه ارسال شد و یا مشکلاتی در ادامه پیش آمد، شما اصل مدارک را برای شکایت دارید.
- همچنین در متن نامه شکایت بنویسید که دقیقا چه مدارکی را الصاق کرده اید. برای مثال بنویسید:
Please find attached a copy of my original receipt, along with a copy of the hair dryer’s guarantee and information regarding the serial number.
به گیرنده نامه زمان بدهید تا مشکل را حل کنند
مهم است که زمانی را تعیین کنید تا مشکل شما حل شود. این کار به شما آرامش خاطر می دهد و در اکثر مواقع باعث می شود تا مشکل شما زودتر حل شود.
- تعیین زمان محدود و مشخص برای پاسخ نامه، باعث جلوگیری از فراموش شدن نامه شما می شود.
باید زمانی که مشخص می کنید منطقی باشد. یک یا دو هفته معمولا زمان مناسبی است. البته به درخواست شما نیز بستگی دارد.
نامه شکایت را مودبانه خاتمه دهید
از دریافت کننده نامه به خاطر کمکشان تشکر کنید و اجازه دهید تا تا بدانند که چطور و چه موقع می توانند با شما تماس بگیرند و مشکلتان را حل کنند.
- اگر نام شخص را می دانید، نامه را با Yours sincerely خاتمه دهید. اگر نامه را با Sir or Madam شروع کرده اید، نامه را با Yours faithfully خاتمه دهید. از نوشتن عبارات Best یا Yours truly خود داری کنید.
